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Solentra Dossiers
Module de gestion structurée de dossiers administratifs et opérationnels.
Vue d'ensemble
Solentra Dossiers transforme chaque demande, requête ou cas en un dossier numérique structuré contenant les informations, les documents et les étapes de traitement nécessaires. Le module s'adresse à toute organisation qui reçoit et traite un volume significatif de demandes nécessitant un suivi rigoureux.
Qu'il s'agisse de demandes d'admission, de réclamations, de demandes de subvention ou de tout autre type de dossier administratif, le module fournit un cadre uniforme pour la réception, le traitement, la validation et l'archivage.
Fonctionnalités clés
- Création de dossiers via formulaires en ligne configurables ou importation en lot
- Vérification automatique de la complétude des dossiers avec liste des pièces manquantes
- Assignation automatique ou manuelle aux agents de traitement selon les règles définies
- Flux de traitement adaptatifs avec étapes conditionnelles selon le type de dossier
- Portail demandeur pour le suivi de l'avancement en temps réel
- Gestion documentaire complète avec versionnement et contrôle d'accès par document
- Tableaux de bord opérationnels avec indicateurs de volume, délais et productivité
- Recherche avancée avec filtres multicritères et recherche plein texte dans les documents
- Archivage structuré avec politiques de rétention configurables
Types de dossiers configurables
Solentra Dossiers permet de définir autant de types de dossiers que nécessaire, chacun avec sa propre structure, son propre formulaire et son propre flux de traitement :
| Exemple de type | Secteur | Flux typique |
|---|---|---|
| Demande d'admission | Éducation | Réception → Vérification → Évaluation → Décision → Notification |
| Réclamation client | Services | Ouverture → Analyse → Résolution → Validation → Clôture |
| Demande de subvention | Public | Soumission → Admissibilité → Évaluation → Comité → Attribution |
| Demande d'accès à l'information | Public | Réception → Recherche → Révision → Réponse → Archivage |
| Dossier d'accréditation | Réglementé | Constitution → Vérification → Audit → Décision → Suivi |
Anatomie d'un dossier
Chaque dossier dans Solentra est composé de plusieurs éléments structurés :
| Élément | Description |
|---|---|
| Référence unique | Identifiant automatique selon le format configuré (ex. DOS-2024-0142) |
| Informations du demandeur | Coordonnées, organisation, profil du demandeur |
| Données du dossier | Champs structurés selon le type de dossier (formulaire dynamique) |
| Documents joints | Pièces justificatives, formulaires signés, photos, attestations |
| État d'avancement | Étape actuelle dans le flux de traitement, historique des transitions |
| Assignations | Agent(s) responsable(s), valideurs, approbateurs |
| Communications | Échanges avec le demandeur, notes internes, notifications envoyées |
| Décision | Résultat du traitement, motifs, conditions, date d'effet |
| Journal d'audit | Historique complet de toutes les actions effectuées sur le dossier |
Acteurs et permissions
| Acteur | Rôle | Accès |
|---|---|---|
| Demandeur | Soumet et suit sa demande | Ses propres dossiers |
| Agent de traitement | Analyse, traite, documente | Dossiers assignés |
| Responsable d'équipe | Supervise les volumes et les délais | Dossiers de son équipe |
| Valideur / Approbateur | Intervient aux étapes de décision | Dossiers en attente de validation |
| Administrateur | Configure les types de dossiers et les flux | Tous les dossiers |
Indicateurs et pilotage
Le module fournit des indicateurs opérationnels en temps réel pour piloter l'activité et identifier les goulots d'étranglement :
- Volume de dossiers par statut, par type, par période
- Délai moyen de traitement par type de dossier et par étape
- Taux de complétude des dossiers à la soumission
- Charge de travail par agent et par équipe
- Dossiers en retard ou en attente depuis plus de X jours
- Taux de satisfaction des demandeurs (si sondage activé)
Intégration avec les autres modules
- Solentra Processus, automatisation des flux de traitement avec règles conditionnelles et escalade
- Solentra Conformité, vérification automatique de la conformité des dossiers aux exigences réglementaires
- Solentra Partenariats, lien avec les dossiers partenariaux pour les demandes interorganisationnelles
- Solentra Stages, génération automatique de dossiers liés aux démarches de stage