Secteur
Universités et enseignement supérieur
Universités, cégeps et enseignement supérieur
Dossiers étudiants, conformité documentaire, préalables, préférences et suivi des stages, pour des programmes dont les règles diffèrent d'un campus à l'autre.
Le secteur en bref
Une coordonnatrice de stage passe l'essentiel de son temps sur trois questions : cet étudiant est-il admissible, son dossier est-il complet, et où va-t-il. Les trois se répondent aujourd'hui en ouvrant plusieurs fichiers, en relançant par courriel et en tenant de tête ce qui n'est écrit nulle part.
La difficulté tient moins au volume qu'aux écarts. Deux programmes d'un même établissement n'ont presque rien en commun, et un même programme peut suivre des règles différentes selon le campus. Un outil qui impose un modèle unique oblige à gérer les exceptions à côté, ce qui ramène les fichiers personnels.
Solentra encadre le dossier étudiant et tout ce qui l'entoure. Lorsque le réseau impose une plateforme d'appariement, il travaille en amont et en aval sans chercher à s'y substituer.
Ce qui rend la coordination difficile
Le stage chez son propre employeur peut être autorisé sur un campus et interdit sur l'autre. Une grossesse peut être traitée cas par cas ou rendre le stage impossible. Un outil à modèle unique renvoie ces écarts dans des fichiers personnels.
Les processus couverts
Le module Stages couvre le dossier étudiant de son ouverture à la clôture du placement. Les autres modules s'ajoutent sur le même environnement.
- Dossier étudiant et complétude documentaireUne ligne par étudiant, une colonne par document attendu. Les pièces expirées et les échéances proches sont signalées, plutôt que découvertes la veille du départ.
- Préalables, quotas et admissibilitéCours réussis, places disponibles et contraintes du programme déterminent qui peut partir. Le module indique aussi ce qui manque aux autres.
- Cheminements personnalisésUn parcours qui s'écarte de la grille se décrit dans le système, avec demandes de révision et approbation, plutôt que dans les notes d'une coordonnatrice.
- Campagnes de préférences et attributionÉtudiants et superviseurs expriment leurs choix dans une période définie. Un indice de correspondance éclaire la décision sans la prendre.
- Répertoire des milieux d'accueilContacts, lieux, capacité, historique et protocoles d'entente. La mémoire du programme cesse de reposer sur une personne.
- Incidents, abandons et évaluationsDéclaration d'incidents et d'accidents, demandes de retrait avec circuit d'approbation, grilles d'évaluation configurables par programme et déclenchées à échéance.
- Attestations du crédit d'impôtLe formulaire CO-1029.8.33.10 est produit à partir des données du stage, rempli et signé sans ressaisie.
- Dossiers administratifs et partenariatsDemandes étudiantes, ententes avec les milieux et conventions suivent leur propre parcours sur le même socle.
Ce qui est généralement déployé
- Solentra StagesDossier étudiant, conformité documentaire, préalables, préférences, milieux d'accueil, incidents et attestations fiscales.
- Solentra OpérationsDemandes étudiantes et dossiers administratifs, avec parcours de traitement et portail demandeur.
- Solentra PartenariatsEntentes avec les milieux d'accueil, conventions et engagements, avec leurs échéances de renouvellement.
- Solentra ConformitéObligations d'agrément et de reddition, échéances et pièces justificatives constituées au fil de l'eau.
Prochaine étape
Solentra encadre le dossier étudiant et tout ce qui l'entoure, avec une configuration qui suit les écarts entre programmes et entre campus plutôt que de les ignorer. Quand le réseau impose une plateforme d'appariement, la plateforme travaille en amont et en aval sans s'y substituer.