Solentra Conformité
Passez d'une conformité réactive à une conformité structurée, avec un cadre auditable, traçable et toujours à jour.
Solentra Conformité est le module de la plateforme Solentra dédié à la gestion structurée des obligations réglementaires, des normes de qualité et des exigences de gouvernance auxquelles une organisation est soumise.
La conformité tenue par chiffrier
La plupart des organisations savent qu'elles ont des obligations de conformité.
Conformité réactive
- Les obligations vivent dans un chiffrier tenu à part
- Les preuves se cherchent la veille de l'audit
- Personne ne sait quel contrôle est en retard
Conformité continue
- Un registre unique des obligations et de leurs échéances
- Les preuves rattachées au contrôle qui les justifie
- Un dossier d'audit constitué au fil de l'eau
Fonctionnalités du module
Un outil générique couvre le cas courant. Ce sont les cas particuliers qui déterminent si un logiciel reste utilisable sur le terrain.
Suivre
- Qualifications et certificats à échéanceChaque personne porte ses formations et ses certificats avec leur date d'expiration. Les échéances proches sont signalées avant le contrôle, non pendant.
- Exigences rattachées au contexteLes formations obligatoires se définissent par site, par zone ou par type d'intervention. Une même personne peut être conforme pour un site et pas pour un autre.
Alerter
- Avis déclenchés par des règlesModèles d'avis et règles d'envoi : destinataire, délai de déclenchement et condition. L'envoi est automatique et consigné au dossier.
Prouver
- Preuve rattachée à l'obligationChaque contrôle porte les pièces qui le justifient. Le dossier d'audit se constitue au fil de l'eau plutôt qu'à la demande.
- Demandes d'approbation et dérogationsUne non-conformité peut être levée par une décision explicite, tracée, avec son motif et son auteur.
Organiser
- Registre par tiersEntrepreneurs, sous-traitants et prestataires portent chacun leur dossier : responsables, personnes affectées, contrats en cours et état de conformité de chacun.
- Rattachement aux dossiersLe registre est relié aux dossiers et aux parcours des autres modules, plutôt que tenu dans un chiffrier à part.
Ce que le module couvre
- Registre vivant des obligations
- Plans de contrôle automatisés
- Exécution et documentation des contrôles
- Gestion des écarts et actions correctives
- Tableau de bord de conformité
- Dossier d'audit permanent
Démonstration sur vos propres dossiers
La démonstration part de vos cas réels : vos types de dossiers, vos parcours, vos obligations.