Solentra Opérations
Transformez chaque demande en un dossier structuré, traçable et collaboratif, du dépôt initial jusqu'à la clôture.
Solentra Dossiers est le module central de gestion documentaire et administrative de la plateforme Solentra.
Le coût des dossiers dispersés
Dans la plupart des organisations, un dossier commence par un courriel, un formulaire papier ou une demande verbale.
Le coût des dossiers dispersés
- L'information éclate entre boîtes de réception et fichiers partagés
- Des demandes tombent entre les mailles du filet
- Aucune visibilité pour le demandeur sur l'avancement
- Les audits deviennent des exercices de reconstitution
Avec Solentra Opérations
- Un dossier structuré par demande, du dépôt à la décision
- Attribution et relances selon les règles que vous fixez
- Un portail où le demandeur suit et dépose ses pièces
- Un journal horodaté sur chaque action
Fonctionnalités du module
Un outil générique couvre le cas courant. Ce sont les cas particuliers qui déterminent si un logiciel reste utilisable sur le terrain.
Configurer
- Parcours configurable par type de dossierÉtapes, passages autorisés entre elles et rôles habilités à chaque passage se définissent par type de dossier. Deux types peuvent suivre deux parcours entièrement différents dans le même environnement.
- Champs configurables sans développementChamps propres à un type de dossier, listes de valeurs et caractère obligatoire se définissent depuis l'administration, sans version particulière du logiciel.
Traiter
- Demandes d'approbationUn passage d'étape peut exiger l'accord d'une personne ou d'un groupe. La demande, la décision et son motif restent sur le dossier.
- Relances et acheminementDélais d'inactivité, rappels au responsable et assignation à un groupe lors d'un changement d'étape, réglés par type de dossier.
- Portail demandeurLe demandeur suit l'état de sa demande et dépose les pièces manquantes, sans échange de courriels.
Suivre
- Historique des statutsChaque changement d'étape est daté et attribué, ce qui donne la durée passée à chaque étape et l'auteur de chaque transition.
- Journal des échangesRencontres, appels et décisions consignés sur le dossier et accessibles à l'équipe qui reprend le mandat.
- Phases, jalons et vue portefeuilleDécoupage, échéances et critères de passage paramétrables par type de dossier ou de mandat, avec une vue consolidée pour l'arbitrage.
- Journal d'auditAccès, création, modification et transmission horodatés et attribués, exportables pour un audit.
Ce que le module couvre
- Création intelligente de dossiers
- Flux de traitement adaptatifs
- Gestion documentaire complète
- Répartition et équilibrage de charge
- Portail demandeur
- Tableaux de bord opérationnels
Démonstration sur vos propres dossiers
La démonstration part de vos cas réels : vos types de dossiers, vos parcours, vos obligations.