Sommaire de la documentation
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Protection des données
Infrastructure
Solentra Conformité
Module de gestion des obligations réglementaires et des processus de validation.
Vue d'ensemble
Solentra Conformité permet aux organisations de passer d'une conformité réactive, préparée dans l'urgence avant les audits, à une conformité continue intégrée aux opérations quotidiennes. Le module structure les obligations, planifie les contrôles et centralise les preuves de conformité.
Le module est conçu pour les directions qualité, les équipes de conformité réglementaire, les auditeurs internes et toute fonction responsable du respect des normes et des réglementations applicables à l'organisation.
Fonctionnalités clés
- Registre vivant des obligations réglementaires et normatives avec mise à jour collaborative
- Plans de contrôle automatisés avec fréquence, responsable et méthode de vérification
- Exécution structurée des contrôles avec collecte de preuves (documents, captures, attestations)
- Gestion des écarts avec workflow d'action corrective, identification, plan d'action, suivi, clôture
- Tableau de bord de conformité en temps réel avec indicateurs par domaine et par obligation
- Dossier d'audit permanent toujours à jour, exportable pour les auditeurs externes
- Alertes et rappels automatiques pour les contrôles à effectuer et les échéances réglementaires
- Historique complet des contrôles, résultats et actions correctives pour la traçabilité
Structure du registre de conformité
Le registre de conformité est l'élément central du module. Il documente chaque obligation à laquelle l'organisation doit se conformer :
| Champ | Description |
|---|---|
| Obligation | Description de l'exigence réglementaire ou normative |
| Source | Loi, règlement, norme ou politique interne d'origine |
| Domaine | Catégorie (protection des données, sécurité, finances, RH, etc.) |
| Périmètre | Unités, processus ou systèmes concernés |
| Fréquence de contrôle | Quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel |
| Méthode de vérification | Auto-évaluation, audit interne, vérification documentaire, test technique |
| Responsable | Personne ou équipe responsable du contrôle |
| Statut | Conforme, non conforme, en cours de correction, non évalué |
| Preuves | Documents, captures, attestations démontrant la conformité |
Gestion des écarts et actions correctives
Lorsqu'un contrôle révèle un écart de conformité, le module déclenche un workflow structuré d'action corrective :
- 1. Identification, Constatation et documentation de l'écart avec preuves et contexte
- 2. Analyse, Identification de la cause racine et évaluation de l'impact
- 3. Plan d'action, Définition des mesures correctives avec responsable et échéance
- 4. Exécution, Mise en œuvre des actions avec suivi de l'avancement
- 5. Vérification, Contrôle de l'efficacité des actions correctives
- 6. Clôture, Documentation de la résolution et mise à jour du registre
Acteurs et permissions
| Acteur | Rôle | Accès |
|---|---|---|
| Responsable conformité | Pilote le dispositif, maintient le registre | Complet |
| Auditeur interne | Exécute les contrôles, documente les résultats | Contrôles assignés |
| Responsable de processus | Assure la conformité dans son périmètre | Son périmètre |
| Direction | Accède aux tableaux de bord de conformité globaux | Vue de synthèse |
| Équipe juridique | Interprète les exigences, valide les interprétations | Registre des obligations |
Cadres réglementaires supportés
Solentra Conformité est conçu pour supporter tout cadre réglementaire ou normatif. Voici des exemples de cadres couramment gérés par les organisations utilisant le module :
- Loi 25 (Québec), Protection des renseignements personnels
- LPRPDE, Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels
- RGPD, Règlement général sur la protection des données (Europe)
- ISO 27001, Système de management de la sécurité de l'information
- SOC 2, Critères de service de confiance (sécurité, disponibilité, confidentialité)
- Normes sectorielles, Accréditations universitaires, normes de santé, réglementations financières
Intégration avec les autres modules
- Solentra Processus, automatisation des workflows de contrôle et de correction
- Solentra Dossiers, gestion centralisée des preuves documentaires de conformité
- Solentra Partenariats, vérification de la conformité des partenaires et des sous-traitants
- Solentra Affaires, intégration des exigences de conformité dans les dossiers d'affaires