La conformité documentaire et l'admissibilité
Un étudiant ne part pas tant que son dossier n'est pas complet. Le problème n'est pas de le savoir, c'est de le savoir pour trois cents étudiants en même temps.
Ce qui compose un dossier complet
La liste varie selon le programme, le milieu d'accueil et le campus. Elle a en commun d'être longue, et que chaque pièce porte une date.
- Attestations et preuves d'immunisation
- Vérification des antécédents judiciaires
- Formations obligatoires propres au milieu ou au programme
- Assurances et engagements signés
- Protocoles d'entente avec le milieu d'accueil
La date d'expiration est le vrai problème
Une pièce déposée n'est pas une pièce valide. Une vérification d'antécédents faite il y a trois ans, une formation dont la validité est échue, une preuve d'immunisation périmée : le dossier paraît complet et ne l'est pas.
Vérifier cela dossier par dossier avant chaque départ en stage occupe des semaines, et l'erreur ne se découvre généralement pas à temps.
Passer de la vérification à la surveillance
Le changement de méthode tient en une inversion : plutôt que d'aller chercher l'information dossier par dossier, la faire remonter.
- Une ligne par étudiant, une colonne par document attendu, l'état de chacun
- Les échéances proches signalées avant qu'elles ne deviennent des expirations
- Les types de documents définis par département et par campus, pas une liste unique
- Les dépôts révisés par la coordination, plutôt qu'acceptés au dépôt
L'admissibilité, qui est un autre sujet
Un dossier complet ne rend pas un étudiant admissible. Les préalables académiques, les quotas de places et les contraintes du programme s'y ajoutent, et se recalculent à chaque session.
Le cas particulier est ici la règle plutôt que l'exception : un parcours qui s'écarte de la grille doit pouvoir se décrire explicitement, avec une demande de révision et une approbation, faute de quoi il finit dans les notes personnelles d'une coordonnatrice et disparaît avec elle.
Questions fréquentes
- Comment suivre les dates d'expiration des pièces ?
- Chaque type de document porte sa règle de validité, et le module signale les échéances proches avant qu'elles ne deviennent des expirations. La vérification cesse d'être un passage en revue avant chaque départ.
- Les documents attendus sont-ils les mêmes pour tous les programmes ?
- Non, et c'est le point important. Les types de documents se définissent par département et par campus, la configuration se résolvant du plus précis au plus général.
- Que fait-on d'un parcours qui ne suit pas la grille ?
- Il se décrit explicitement dans le système, avec une demande de révision et une approbation. C'est ce qui évite qu'il vive dans les notes personnelles d'une coordonnatrice.
- L'étudiant dépose-t-il lui-même ses pièces ?
- Oui, et la coordination les révise. Les demandes de modification du profil suivent le même circuit d'approbation.